Les 7 choses à faire pour créer un PowerPoint vraiment efficace
Vous devez présenter l’état d’avancement d’un projet, une idée ou un produit, vous faites face à des investisseurs… premier réflexe : vous préparez un PowerPoint.
Alors vous faites comme tout le monde : vous alignez les phrases sous forme de listes à puces, vous présentez des histogrammes, des camemberts, vous reprenez des bouts d’autres présentations, vous mettez le logo de votre entreprise et quelques cliparts que vous choisissez avec plus ou moins de soin. Bref vous remplissez de la page blanche.
Vous allez sans doute trop vite ! Pensez à bien faire les choses suivantes avant de vous lancer sur votre logiciel de présentation préféré :
Vous demander si vous avez vraiment besoin d’accompagner votre présentation d’un PowerPoint
Souvent on crée un PowerPoint pour accompagner sa présentation sans se poser vraiment de questions.
On le fait parce que tout le monde le fait.
On le fait également parce qu’on se dit que c’est le meilleur moyen de ne rien oublier : il suffira de jeter un œil sur l’écran pour savoir exactement où on en est, et de cette manière on s’épargne la fastidieuse étape des répétions.
On le fait enfin parce qu’on se félicite de faire d’une pierre deux coups et d’avoir un document à distribuer aux participants à l’issue de sa présentation.
Ces trois raisons sont mauvaises…
Pourquoi faire comme tout le monde sans se demander si c’est pertinent ? Par paresse.
Pourquoi se servir de sa présentation comme d’un prompteur ? Par paresse.
Pourquoi vouloir faire d’une pierre deux (mauvais) coups ? Par paresse.
Vous l’avez compris, faire un bon diaporama demande de l’investissement et du travail. Mais soyez convaincu que le jeu en vaut la chandelle, et que vos spectateurs vous remercieront de ne pas être un de ces présentateurs ennuyeux qui ne font qu’une chose : lire à voix haute ce que vous auriez pu consulter tranquillement chez vous.
Éviter les modèles proposés par le logiciel
Mais soyez rassuré, ce n’est pas totalement votre faute !
PowerPoint, Keynote, OpenOffice, etc. sont conçus de manière à vous pousser à créer ce type de présentation.
Lorsque vous ouvrez le logiciel, on vous propose des modèles et des fonds : en général, les modèles incluent des listes à puces. Ils vous permettent également d’insérer des graphiques très complexes, des tableaux, des feuilles de calcul, etc. Les fonds sont souvent chargés, colorés, avec des détails… On vous propose également une liste d’effets, d’animations, de transitions tous plus sophistiqués les uns que les autres.
Bref, tout vous incite à surcharger vos diapositives d’information.
Ne tombez pas dans le piège ! C’est en étant sobre et efficace que vous atteindrez votre but : convaincre votre auditoire.
Ne pas abuser du texte et des listes à puces
Quand vous suivez une présentation au cours de laquelle l’orateur dit exactement la même chose que ce qui est écrit sur ses diapos, vous n’arrivez pas à faire autrement : vous lisez.
Et vous arrêtez donc d’écouter l’orateur. Et quand vous avez fini de lire, vous n’avez plus besoin de l’écouter puisque vous avez déjà tout lu !
Un orateur qu’on n’écoute pas et qu’on ne regarde pas est un orateur qui ne sert à rien.
Si vous posez des listes à puces, vous avez l’impression de faire synthétique et donc de ne pas tomber dans le travers précédent… mais c’est la même chose : on vous lit mais on ne vous écoute pas.
Il est préférable de faire apparaître les points un à un, au fur et à mesure que vous les énoncez, ce qui évite au “lecteur” d’anticiper. Mais finalement, la plupart des orateurs n’ayant pas eu le courage de creuser cette fonctionnalité, on le voit assez rarement. Et même lorsqu’on le fait, cela n’empêche pas les spectateurs de lire le texte au moment où vous le dites.
Encore une fois, l’utilisation de listes à puces avec des phrases (y compris celles où le verbe est à l’infinitif) ne complète en rien le discours, mais le double, donc n’a aucun intérêt pour le spectateur.
Vous pouvez utiliser des listes de mots ou de groupes de mots, qui seront autant de résumés forts de l’idée que vous développerez à l’oral. Faites les apparaître au fur et à mesure que vous les évoquez.
Procurer des émotions grâce aux images
Les recherches les plus récentes montrent que c’est souvent les émotions plus que la raison qui conditionnent notre prise de décision.
Ces émotions sont ressenties suite à des expériences sensorielles :
- Ce qu’on entend. C’est ce que vous dites.
- Ce qu’on voit. C’est votre corps, votre visage. C’est également votre diaporama.
- Ce qu’on touche, goûte ou sent.
Les images ont un pouvoir si extraordinaire qu’elles sont capables de solliciter des émotions à leur simple évocation. De plus l’image permet de transmettre au spectateur une grande quantité d’informations sans qu’il en ait nécessairement conscience.
C’est évident, l’image est le meilleur support de votre discours. Par “image”, on entend bien sûr les photos, mais également des dessins, des symboles, des montages… et paradoxalement du texte.
Par texte j’entends un mot ou un groupe de mots ou un nombre. Mais attention, pas des phrases entières ! Cela doit représenter une idée forte et être mis en valeur dans la diapositive. Autant la police que la couleur, le placement, la taille doivent être choisis avec soin afin de composer… une image.
Limiter les animations
Ne gardez que celles qui ont un sens. Mettez à la poubelle toutes les tentations cosmétiques qui ne serviront qu’à détourner l’attention de vos spectateurs.
Comment reconnaître une animation qui a un sens ?
Il y a celles qui vous permettent d’afficher certains éléments les uns après les autres, afin de calquer votre diapositive sur votre discours. Restez sur l’apparition simple.
Il y a également celles qui sont justifiées dans le cours de votre démonstration. A vous de les choisir avec parcimonie. Elles sont essentiellement liées à des notions de mouvement dans votre discours : une fusion, un changement d’objectif, un recrutement massif…
Procéder à des coupes franches
Reprenez votre dernier PowerPoint et regardez ce que vous auriez pu supprimer.
Il y a tout d’abord, nous l’avons vu, tout ce qui est déjà dans votre discours oral et qui n’a pas sa place sur vos diapos.
Il y a ensuite tout ce qui ne sert pas à la compréhension du message. On trouvera souvent ces “débordements” sur les graphiques, les schémas ou les tableaux. Gommez ce que personne ne retiendra et qui n’est pas directement lié à votre démonstration. Ne pêchez pas par excès de zèle !
Il y a également ce dont vous êtes très fier et que vous voulez absolument montrer. C’est souvent quelque chose que vous aviez déjà placé dans une autre présentation, ou que vous avez créé avant même de réfléchir à la composition de votre PowerPoint. Et c’est à votre sens très réussi : vous trouvez ça beau. Résistez à cette tentation, c’est de l’orgueil. Mettez-vous à la place du public et si vous avez le moindre doute, supprimez cette œuvre personnelle qui trouvera certainement sa place ailleurs.
Il y a enfin les petits détails esthétiques, ce qui fait du bruit dans votre diapositive et qui est totalement superflu : le logo de votre entreprise sur chaque page, un fil de tableau trop épais, une photographie présente en filigrane dans chacun des fonds de vos diapos ou en fond de vos graphiques et camemberts… Pensez toujours “sobriété”.
Penser en tant que graphiste (ou faire appel à l’un d’entre eux)
Il est important que vous fassiez en sorte que vos diapositives aient une unité visuelle afin de conférer une impression d’homogénéité, de distraire le moins possible vos spectateurs de votre message et de rendre le tout cohérent donc percutant.
A ce titre, vous définirez une ligne de conduite qui sera constante tout au long de votre diaporama et qui définira l’identité visuelle de celui-ci.
Elle devra prendre en compte le fond, les couleurs, les textes, les images et les graphiques.
Pensez à casser la symétrie de vos diapositives, réfléchissez à un placement pertinent pour la lecture et laissez des espaces vides.
C’est vrai, il faut un certain œil pour être capable de tout agencer de manière harmonieuse et percutante. Si vous vous penchez vraiment sur la question, vous saurez vous en sortir avec un peu d’entraînement. Sinon… faites appel à un professionnel !
Pascal Haumont
Consultant-formateur
Illycom
http://www.illycom.fr
http://blog.illycom.fr
pascal.haumont@illycom.fr
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Voilà exactement ce que j’évoque à chaque introduction des formations Powerpoint que j’anime. Harmonie, Sobriété, Aller à l’essentiel, mots courts , retirer le superflu… Les stagiaires sont friands de ce genre de conseil. En même temps, c’est notre rôle. En effet, en tant que formatrice, je me dois de conseiller les options à absolument maîtriser et celles à éviter (en expliquant toujours pourquoi, par des exemples concrets)… mais là, c’est l’expérience qui parle.
Oui, tout a fait d’accord et je recommande aussi la lecture du livre de Carmine Gallo « Les secrets de présentation de Steve Jobs » en soulignat un point important: il faut faure répéter et encore répeter comme un showman le conférencier.
C’est ce que je pratique dans mes training pour les prsentations; le texte doit être connu par coeur et parfaiteemnt synchro avec les slides / vidéos / photos voire « objets » que l’on fait circuler.
Jean Philippe Bichard
http://www.attypique.com/interviews-posthumes/2011/11/attypiquecom-quelques-rappels-sur-la-comm-20-ou-pas-pour-les-entreprises-etmanagers-.html
J’adhère à cette preze, qui me rappelle les fameuses keynotes de Steve Jobs, Slides ultra épurés, pas de puces qui donnent le sentiment d’avoir affaire à une liste de courses au supermarché q’autre chose, phrases twittées, presque limitées (jamais plus de 140 lettres et parfois meme un simple mot) des images plutot que des explications lettrées et verbeuses…
En bref, une simplification de la présentation qui permet à l’orateur de garder le focus de l’auditoire plutot que de le laisser s’ennuyer (s’endormir ???) devant un ppt qui ne fait que repeter ce que le conférencier veut expliquer.
Pour conclure, 60% de la population a une mémoire visuelle, ce qui veut dire qu’un mot et une image auront plus d’impact qu’un groupe avec sujet verbe et complément.
Power Point est un logiciel d’édition et de diffusion d’informations. Au même titre qu’Excel ou Word, son utilisation peut être variée. La création d’un Power Point « vraiment efficace » dépend donc de sa valeur ajoutée en corrélation avec le contexte dans lequel vous le réalisez (Par exemple, j’utilise PPT pour faire des présentations, mais également au même titre qu’Indesign pour créer des maquettes marketing).
Les questions qu’a soulevé l’article liées au besoin d’un support, au niveau de compétences d’utilisation du logiciel ou de créativité, à votre capacité à synthétiser ou au fait d’à « aller à l’essentiel » ; ne sont en réalité que de « fausses bonnes règles » transmises selon les tendances. Certains secteurs d’activités « préfèrent » des PPT remplis, pucés, avec une conclusion sur chaque slide ; alors que d’autres préfèrent le style qu’a popularisé Steve Jobs.
Même si l’article pourrait aider des personnes n’ayant jamais été formé ou n’ayant aucune méthodologie, je vous propose d’autres règles (partant du postulat que vous savez utiliser PPT et que vous connaissez le sujet de votre présentation)
1 : Définir pour qui le Power point est destiné.
Posez le contexte : De la cible dépend le « style », voir même la durée. (un slide, souvent, dure 1 à 2 min ; voir 3 min).
2 : Savoir être synthétique : Il va de soit qu’il vaut mieux éviter les blocs de texte (dont les « blablas ») et construire sa présentation de manière logique (par exemple : en entonnoir).
3 : Soyez créatif, quand vous le pouvez ! Les capacités « artistiques » sont subjectives, tout comme les goûts… La valeur ajoutée de VOTRE créativité doit donc être identifiée au préalable : pensez aux critiques de vos précédentes présentations ; sinon montrez votre PPT à des tiers.
Attention : les modèles proposés par le logiciel peuvent être à éviter, mais vous pouvez vous en inspirer puisque les modèles sont personnalisables (changez de couleur ou supprimez/cachez certains éléments graphiques)
4 : Si vous souhaitez rajouter des animations ou autres éléments graphiques, posez-vous la question de leur valeur ajoutée. S’il n’y en a pas, hormis le fait d’habiller votre présentation : évitez.
5 : Pensez à construire votre slide et à l’intégration de ce dernier dans votre présentation. A l’image de votre PPT, le slide doit avoir une logique et une raison d’être visionnée. Il ne s’agit pas de « balancer » des informations.
6 : Une présentation comporte plusieurs éléments : un PPT, un présentateur et parfois des supports écrits. Au moment de votre « passage » : vous n’êtes pas la version orale de votre PPT.
Un PPT sert à compléter (ou appuyer, illustrer, etc…) ce que vous dites. Il est un complément et non un outil d’aide à la présentation ou encore moins un élément de déco. Cependant, le fil conducteur dont vous avez besoin pour faire votre présentation peut être « dissimulé » dans votre PPT et aider le public à vous suivre.
Susciter l’émotion dépend de votre contexte ainsi que de votre cible. Dans tout les cas, ayez une approche, tant lors de la construction de votre PPT que lors de votre présentation, EMPATHIQUE. Mettez-vous à la place des personnes qui vous écouteront car si vous n’aimez pas ce que vous avez fait, ou que vous n’avez pas pensé à la manière dont votre public recevra vos informations (et que vous n’avez pas respecté les règles ci-dessus) ; dans ce cas, je vous conseil personnellement de ne faire votre présentation. Il n’y a rien de pire qu’un présentateur qui n’accorde aucune importance à son public. Réfléchissez au fond et à la forme de votre présentation afin d’anticiper les réactions ou les remarques.
En ce qui concerne les écrits : imprimer votre PPT pour le public peut être très utile….
7 : Pensez aux slides de la fin (« Merci de votre attention »/ « questions-réponses »/un ou deux slides vierges pour éviter de tomber sur un écran noir à la fin de votre présentation avec écrit « fin du diaporama »)